皇帝派遣大臣出外办事，有时是查办大事要案，有时则是办理他不方便亲力亲为的事情。这些大臣在元朝以前被称为“使者”或“天使”，明清时被称为“钦差大臣”或“钦使”。“钦”，意为皇帝，“钦差”即是皇帝差遣的意思。元朝以前派遣使者的频率不高，明清则钦使四出，“替天巡狩”。如是，“钦差大臣”逐渐成了汉语中的一个常用词。
钦差大臣最大的优势，是突破体制束缚，能够做到专事专办、特事特办。钦差一般去查办大案要案，比如封疆大吏的贪污腐败，地方疑难大案等;或者处理突发事件，比如镇压地方骚乱与反叛，重大工程建设及抢险赈灾等。不论哪种情况，都是最高统治者对现有机制和人员失去了信任，所以才要加派钦差大臣处理。
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那么，钦差大臣的实际功效如何呢?
钦差大臣发挥功效的关键，这就要求钦差的派遣、办差做到独立、保密、公平、公正。比如，清朝处理地方大案，派往甲地的钦差往往公开宣布派往乙地;具体事由常常语焉不详，防止相关人员揣测圣意，预作准备。
乾隆后期，山东巡抚国泰被弹劾贪腐。乾隆命令和珅、钱沣等人为钦差，赴山东核实情况。钱沣知道国泰在京城耳目众多，为避免消息提前泄露，就派人盯死北京前往山东的交通，把通风报信的可疑分子一概拿下。这么做，就是为了保密。即便如此，国泰还是提前得到消息，做好了迎接钦差大臣的“准备”。清朝地方官员，“大凡在外省做督、抚的人，里头军机大臣上，如果有人关切，自然是极好的事，即使没有，什么达拉密章京，就是所称为小军机的那帮人，总得结交一两位，每年馈送些炭敬、冰敬，凡事预先关照，便是有了防备了。”
钦差大臣到地方，听到的全是“忠君报国”“清廉奉公”的话，看到的都是欣欣向荣、干净整洁的内容，一切都千篇一律地和朝廷保持高度一致。地方官员殷勤接待，宾主觥筹交错，各取所需。最后，钦差大臣无不满载而归。清代官员张集馨在《道咸宦海见闻录》中记载，他在山西当官时，每次有钦差大臣到山西办事，都由太原知府出面，向山西的官库预先领取“办公银”两万两用来接待。钦差走后，根据实际花费摊派到山西各个州县，每次都在三五万两银子左右。这么多的银子，除了钦差大臣一行在山西的吃喝玩乐之外，就是给钦差大臣的贿赂。钦差大臣都不直接收受贿赂，山西省直接把银子送到钦差在北京的家里。
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同样，钦差大臣也是官僚体系中的一份子，不可能脱离庞大的关系网络，置现有的游戏规则于不顾。他们不可能真正做到独立办事、公平办差。比如，上述国泰案中，给国泰通风报信的，恰恰是同为钦差大臣的和珅。到了山东后，和珅也是敷衍了事，配合国泰把违法乱纪行为掩盖过去。
和珅是个“明白人”，知道钦差大臣只是“消防队员”而已，治标不治本。查办了国泰，难免会出现第二个。相信古代的多数钦差大臣，都与和珅一样是“明白人”，对钦差大臣的功效有清晰的认识，对根治问题不抱希望。据张集馨记载，当时有查办地方大案的钦差大臣，根本不去事发州县，也不提审人犯，只是在官邸中织帽子而已，时间一到就回京交差。
清末讽刺小说《官场现形记》第十八回中，有个京官突然被指定为钦差大臣，吃惊且茫然，赶紧打听这事儿的幕后内容：
这趟差使原是上头有意照应他，说：“某人当差谨慎，在里头苦了这多少年，如今派了他去，也好叫他捞回两个。”等到圣旨一下，还未请训，他先到老公*屋里，打听上头派他这个差使是个甚么意思。
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老公鼻子里扑嗤一笑道：“现在还有难办的事情吗?佛爷早有话：‘通天底下一十八省，那里来的清官?但是御史不说，我也装做糊涂罢了。就是御史参过，派了大臣查过，办掉几个人，还不是这么一件事。前者已去，后者又来，真正能够惩一儆百吗?’这才是明鉴万里呢!你如今到浙江，事情虽然不好办，我教给你一个好法子，叫做‘只拉弓，不放箭’：一来不辜负佛爷栽培你的这番恩典;二来落个好名声，省得背后人家咒骂;三来你自己也落得实惠。你如今也有了岁数了，少爷又多，上头有恩典给你，还不趁此捞回两个吗?”正钦差听了，别的还不在意，倒于这个“只拉弓，不放箭”两句话，着实心领神会。
这一情节清楚地表明，在晚清社会，出任钦差被视为最高统治者的“恩典”，是“上头有意照应”。就此推演，后人完全可以把钦差办差视为“重新分肥”制度。
于是，钦差大臣在实践中严重偏离设计初衷，发生种种匪夷所思的事情，都不足为奇。派遣钦差大臣实效不大。