不同于其他朝代，明代的官与吏职责分工非常明确，官主行政，吏主事务。官员在政府某一部门担任主管，拥有决策权。而吏员则在各级各类衙门中负责具体事务，负责执行。明代的吏员大致可以分为四类：主管吏员、案牍吏员、司财吏员、司狱吏员。主管吏员的主要职责是起草文案。案牍吏员的职责是抄写收发、保管文案。司财吏员的职责则是保管、收支钱粮及其它实物。司狱吏员的职责是分管狱吏、管理人犯。
明代为官需要通过科举考试，那吏员如何产生呢?大致说来，明代吏员主要有三个来源：佥充、罚充和求充。佥充主要行于明初，求充自景泰以后逐渐取代佥充成为主要参充方式，而罚充作为佥充补充方式，在成化以后因效果不佳而停止。
吏员的佥充方式主要有政府选取和官员点用两种。参加佥充的吏员必须具备三个条件：一要清白无过，二要年龄在30岁以下，三要识字会算。佥充的步骤较为复杂，首先自愿为吏者要提出申请，然后里老乡绅上送经层层审核，最后由布政司备案，才能成为一名正式的吏员。吏员的另一个主要来源是罚充。
监生犯过就有可能被罚充吏。学校中屡试不及格的学生也会被罚充作吏。罚充吏员，已经成为一种惩罚士人违纪违法的重要手段。吏的第三个来源是求充。
虽然吏员的身份低微，但毕竟是一份正式的职业。所以充吏成了一些科举无望的生员进入仕途，以及农家子弟谋生的方式，所以就出现了纳银求吏的现象。纳银只是第一步，之后还得通过考试，才能成为一名吏员。
吏员充役九年为期，如果称职，便能够获得为官的资格，但是由于明代的吏员实在太多，所以充役九年之后很多吏员也难以获得为官资格，即使做官，也是到很边远的地区担任小官。所以顾炎武有句话：“吏员与科举，高下天渊”。就是说官与吏之间的悬殊是非常大的。同在官府，官与吏相差悬殊，吏员升官无望，就会把精力转向盘剥百姓、贪污受贿上来，明代腐败丛生也可以从这里找到一点原因。